Обучение бизнесу. Помощь предпринимателю
Главная » Поради починаючим підприємцям

4 поради для перемоги в «паперовій війні»



За свої тринадцять років роботи я розробила власну стратегію з організації документів. Я присвятила найбільше часу приведення в порядок різних паперів, ніж іншого типу організації. І все чому? Тому що саме папери - це найскладніша річ для організації.

Привести їх в порядок дуже складно, тому що:

- Це нудно

- Документи займають мало місця в просторі, тому дуже важко швидко побачити прогрес в роботі з ними

- Це нескінченний процес: кожен день з'являються все нові і нові папери

- Зазвичай на них тільки чорно-білий текст, що важко для очей

- Для кожного окремого документа потрібно вирішити, куди його розсортувати, це важко особливо для тих, кому нелегко дається прийняття будь-яких рішень

Але є один цікавий факт: багато людей починають займатися сортуванням своїх паперів, коли їм потрібно робити щось, що набагато важливіше, але що їм не хочеться робити, навіть якщо це і не такі нудні завдання, як організація документів.

На жаль, відкладання на потім сортування Ваших паперів, врешті-решт, не призведе ні до чого хорошого: їх кількість буде зростати з кожним днем. І, чим більше паперів буде накопичуватися, тим менше бажання буде у Вас приводити їх у порядок. Незабаром це може перетворитися на справжній кошмар, який супроводжується такими неприємними відчуттями, як роздратування, злість, почуття незадоволеності і пригнічений стан.

З того моменту, як організація паперів стала для мене частиною мого робочого дня, я виробила для себе рекомендації для приведення їх у порядок, що й допомагає мені спокійно справлятися з цим завданням і впевнено рухатися далі.

1. Ніколи не починайте приводити в порядок свої папери, поки не закінчите організацію всіх інших завдань

Якщо Ви почнете з паперів, Ви швиденько повернете цю справу. Ви просто втечете від цієї роботи! Ви перемкнетеся моментально на щось інше: на похід за покупками, перегляд телепередач, перекушування або вирішите, що неодмінно треба підстригти газон біля будинку.

Я усвідомила для себе, що починати з організації паперів - це велика помилка.

Єдиний розумний підхід до організації паперів - це повернутися до неї в потрібний час. Іншими словами, не беріться безпосередньо за цю справу відразу ж.

Спочатку потрібно навести порядок на своєму робочому місці: розсортувати все, прибрати зайве. А потім, коли все навколо вже приведено в порядок, то і з паперами стане набагато легше працювати.

2. Ніколи не починайте розсортуванні з одного єдиного листа з купи паперів

Для Вас важливо, щоб Ви бачили прогрес в своїй роботі з паперами. Кращий спосіб добитися цього: викинути якнайбільше непотрібного мотлоху і як можна швидше. Тому, першою справою Ви повинні обробити великі масиви паперів, такі як: журнали, періодику і з'єднані степлером документи. Ви відчуєте підйом сил, коли побачите, як швидко тане гора паперів і, таким чином, у Вас збережеться мотивація до роботи.

3. Залишайте лише ті папери, які Ви будете використовувати

Більшість людей зберігає занадто багато паперів, тому що вони не знають, що саме потрібно зберігати. Тому-то вони і зберігають все, так як є ймовірність, що щось з цього оберемка їм знадобиться. Або ж це може відбуватися через те, що вони зволікають з ухваленням рішення, побоюючись зробити помилку і неправильно оцінити важливість паперу, і знову-таки зберігають купи непотрібної документації. Зберігати все, здавалося б, може вберегти нас від ситуації, коли потрібен певний документ, який ми, як виявляється, викинули раніше. Але тут виникає резонне питання: чи знаходять такі люди потрібний документ в цій величезній купі в той момент, коли їм він дійсно стає необхідним? Висновок: чим більше у Вас паперів, тим більше часу Ви витрачаєте на їх організацію та підтримання у порядку.

Моя порада: згадайте випадки у своєму житті, коли Вам потрібно було відшукати який-небудь документ. Згадайте, які саме це були папери. Це дуже важливо, так як, якщо Вам потрібні були такого роду документів в минулому, то дуже ймовірно, що Вам вони знадобляться у майбутньому. Припустимо, Вам потрібні були документи на купівлю житла або договір про кредит. Зберігайте ці документи, оскільки вони, ймовірно, ще Вам неодноразово знадобляться.

У моменти, коли Ви починаєте сумніватися, зберігати чи даний документ чи ні, запитайте себе: «Як мені може це знадобитися?». Якщо у Вас не виходить пригадати, як Ви могли використовувати такий тип документів в минулому або ж не змогли відповісти собі на питання, як Вам зможе він стати в нагоді в майбутньому, - сміливо викидайте! А тепер: посміхніться! Ви зробили те, що істотно полегшить Вам життя.

4. Зробіть так, щоб кожен день очищати свій простір від непотрібних паперів

Від вісімдесяти до дев'яноста відсотків усіх паперів більше ніколи Вам не знадобляться. Чим більш розбірливими Ви будете, чим краще будете очищати свій простір від непотрібних речей, тим легше і веселіше Вам буде працюватися. Намагайтеся щодня розбирати свою пошту, відбирайте папери, які можуть Вам знадобитися в подальшому, і розмістіть їх так, щоб Вам було зручно їх знаходити в потрібний момент. Якщо Ви зробите це своєю щоденною звичкою, то зможете отримати перемогу над своїми паперами, зможете завжди тримати все в порядку. Якщо Ви будете відкладати роботу з ними, то вони накопичаться, захаращуючи все Ваше простір. Щоденна сортування паперів займе у Вас пару хвилин, і це збереже в наслідку купу Вашого часу та нервів.




21 января 2018 года

Комментариев пока нет!
Ваше имя *
Ваш Email *

Сумма цифр справа: код подтверждения