Обучение бизнесу. Помощь предпринимателю
Главная » Планування принцип успіху

10 правил планування робочого часу



Важливим пунктом у системі планування є контроль за раціональним використанням робочого часу. Це дає керівникові можливість виявляти резерви для подальшого вдосконалення своєї роботи та раціонального використання робочого часу.

У процесі індивідуального планування і управління своєю діяльністю керівник краще пізнає свою роботу, ресурси і можливості співробітництва; отримує обгрунтовані дані про свої права, обмеження та про використання робочого часу. В результаті керівник пізнає самого себе, що дозволяє не просто працювати, а досягти високих результатів.

Пропонуємо сформульовані нами десять "золотих" правил, виконання яких допоможе вам домогтися кращої організації вашої роботи і успішного планування свого часу.

1. Формуйте робочі блоки, у які ви будете включати виконання великих або схожих за характером завдань

Тому, хто постійно перериває свою роботу або кому заважають сторонні, для виконання завдання потрібно значно більше часу, ніж зосередився виключно на виконанні роботи такого ж обсягу. Перерви вимагають додаткових витрат часу і зусиль для чергового "розбігу" і "занурення" в роботу. Якщо об'єднати виконання декількох невеликих за обсягом, але схожих за характером робіт (наприклад, телефонні розмови, відповіді на листи кореспондентів, обговорення службових питань з співробітниками) в робочі блоки, то економія часу буде в наявності.

2. Навмисно усамітнюйтеся і встановлюйте неприйомні годинник

Для виконання надзвичайно важливих завдань необхідно мати можливість працювати спокійно, без будь-яких перешкод ззовні. Неприпустимо, щоб двері вашого робочого кабінету були відкриті завжди і для всіх. Крім того, все одно неможливо влаштувати так, щоб вас завжди могли застати по телефону, адже час від часу доводиться виїжджати до клієнтів, на переговори і т.п. Значить, необхідно встановити особисті неприйомні години. Для цього слід переключити телефон на секретаря, колег або скористатися автовідповідачем. Тільки в цьому випадку у вашому робочому розкладі з'явиться проміжок часу, коли ви зможете, максимально зосередившись, домогтися найвищої продуктивності праці і результативності. На надійшли в цей період телефонні дзвінки можна буде відповісти пізніше.

3. При проведенні переговорів встановлюйте регламент, а також визначайте необхідні витрати часу для виконання певних завдань

Тривалість виконання тієї чи іншої роботи зазвичай залежить від наявного в розпорядженні часу. Чи не кожен ділова людина скаржиться на занадто затяжні і малорезультативними переговори. Обговорювати слід все, що необхідно, але не більше години. Цього часу цілком повинно вистачити для того, щоб вислухати всі точки зору і прийняти основні рішення. Часом ділові зустрічі перетворюються в марну "говорильню". Найчастіше їх призначають на 10 годину ранку, і переговори тривають до обіду. Тим часом, якщо зустріч призначати на 11:00 ранку, то вона також неодмінно закінчиться до обіду, причому, можливо, з кращим результатом. Отже, слід встановлювати жорсткі часові рамки при проведенні переговорів, нарад і т.п. Час - гроші, і якщо останні постійно вважають, то витрати часу, в кінцевому підсумку теж мають своє грошове вираження, враховують вкрай рідко.

4. Дотримуйтеся принципу встановлення пріоритетів при виконанні всіх видів робіт

Ніхто не в змозі впоратися з усіма справами, які необхідно або хотілося б зробити. Широко поширеним явищем і проблемою є прагнення зробити відразу занадто багато справ. Однак у добі лише 24 години. Щоб якось розтягнути свій робочий день, деякі прихоплюють, в разі крайньої необхідності ще й частину ночі. Не забувайте, що стрес виникає не від того, що ми зробили, а від того, що ми не встигли зробити. Нас гнітить свідомість того, що ми не встигли закінчити роботу. Єдина можливість впоратися з потоком завдань, ділових зустрічей, домовленостей - це чітко і однозначно встановити для них пріоритети, орієнтуючись на досягнення власних цілей і виконання дійсно важливих справ. Завдяки цьому можна найкращим чином використовувати кожен день, годину і хвилину. В першу чергу доцільно братися за ту справу, якій відводиться пріоритет № 1.

5. По можливості виконуйте тільки дійсно важливі справи (Принцип Парето)

Вільфредо Парето в XIX в. виявив, що лише невелика частина результату якої-небудь діяльності являє собою дійсну цінність. Так, приміром, 80% успіху фірми досягається завдяки лише 20% клієнтів або тільки в 20% тексту статті або циркулярного листа міститься 80% всієї інформації. Якщо ми при читанні, на нарадах, при занесенні даних у комп'ютер і т.п. обмежимося тим, що є дійсно важливим, то, використавши лише 20% свого робочого часу, ми отримаємо 80% результату. Головна трудність полягає в тому, щоб виявити ті 20%, від яких залежить успіх справи. В даному випадку мале вирішальним чином визначає багато чого!

6. В повній мірі використовуйте делегування як оплачувану послугу

Жоден ділова людина, що дорожить своїм часом, не повинен робити все сам. Ті завдання, виконання яких могли б взяти на себе інші, неодмінно повинні виконувати саме вони. Тому, у кого зовсім немає підлеглих або співробітники не володіють достатньою кваліфікацією, слід набрати підлеглих з відповідною підготовкою або потурбуватися про навчання вже наявного персоналу. Оскільки делегування повноважень тягне за собою значну економію часу, вигідніше і дешевше всього тривалий час користуватися платними послугами поза своєї фірми, вдаючись до допомоги різних агентств, консультаційних фірм і організацій, що надають різні послуги. У сучасних умовах на ринку послуг пропонується будь кваліфікована допомога. Витрати на використання платних послуг "на стороні" будуть у кожному разі менші, ніж витрати роботодавця на утримання додаткового штатного співробітника.

7. Великі завдання виконуйте невеликими частинами (тактика "нарізання салямі")

Ще Альберт Ейнштейн підмітив, що більшості людей подобається рубати дрова тому, що при цьому за дією відразу слідує результат. Саме через те, що результат віддалений за часом, людям властиво "ухилятися" від великих і непростих завдань або зволікати з їх виконанням, інакше кажучи, відкладати їх "у довгий ящик". Навіть сильно зголоднівши, людина не в змозі з'їсти відразу цілого бика, він може щодня з'їдати приблизно два біфштекси. Цілі і проекти також слід ділити на невеликі порції і виконувати їх протягом досить тривалого часу, кожен день відводячи на цю роботу приблизно по дві години. По досягненні першої проміжної мети виявляться й певні результати, які будуть стимулювати виконання залишилися завдань.

8. Встановлюйте для самого себе строки виконання справ категорії "А" (ЦДФ)

У благих намірах, як правило, недоліку немає, не вистачає зазвичай часу, щоб виконати задумане. Причина проста: тільки зберешся взятися за намічене, як потрібно провести незаплановану ділову зустріч, затягуються переговори, виникають непередбачені обставини або просто відволікають дрібні, повсякденні справи, і тоді доводиться відмовлятися від задуманого. Якщо ж заздалегідь, наприклад на початку місяця, в робочому календарі зарезервувати певні часові блоки для виконання своїх починань і сприймати їх як заздалегідь заплановані ділові зустрічі або наради, та до того ж позначити їх тим же кольоровим маркером, який ви використовуєте для позначення всіх своїх важливих справ, то це психологічно налаштує вас на обов'язковість їхнього виконання. Коли ви станете надалі заносити в календар строки нових переговорів, нарад і т.п., то мимоволі "спіткнетеся" про свою колишню запис і будете змушені перенести намечаемое захід на інший строк. Цього не станеться, якщо в календарі буде відсутній запис про задуманому вами справі. Тільки так можна змусити себе неодмінно виділити у своєму розкладі час для виконання дійсно важливих для вас справ, що відносяться до так званої категорії "А", або А-справ. Записи про плановані власних А-справах точно так само, як і записи про ділові зустрічі, наради тощо, потрібно доповнити конкретними відомостями, тобто цифрами, датами і фактами (ЦДФ). Коли строки проведення різних заходів будуть узгоджуватися з іншими співробітниками, "домовленості із самим собою" слід неодмінно враховувати при плануванні всіх інших справ.

9. Головні завдання виконуйте рано вранці (відчуття успіху)

"Ранковий годину дарує золотом нас". Хто не переживав такого: уже на початку робочого дня всі плани порушуються через непередбачені обставини: нагромадження незапланованих розмов, телефонних дзвінків і т.п. перекреслює всі самі гарні задуми? Однак те, що виконано заздалегідь (наприклад, перед всіма повсякденними справами, такими, як розмови по телефону, відповіді на ділові листи, наради тощо), створює відчуття справжнього успіху; результат ранньої роботи ніхто вже не зможе у вас відняти або зіпсувати. Секрет успіху багатьох підприємців полягає в тому, що вони ще рано вранці вдома або на робочому місці безпосередньо перед початком робочого дня встигають виконати те чи інше важливе для них справу або, принаймні, почати його. Подібне вирішальне випередження в будь-якому випадку окупається.

10. Свідомо враховуйте в робочих планах коливання рівня працездатності

Більшість з нас на собі відчуває, що продуктивність праці протягом робочого дня міняється, вона то досягає піку, то різко знижується. Відбувається це незалежно від того, чи є людина "жайворонком" або "совою". У будь-якому випадку слід планувати виконання найбільш важливих робіт на періоди підвищення працездатності. У цей час людина почуває себе повним сил і встигає зробити значно більше і з кращим результатом, ніж в період спаду працездатності. Роботи рутинного характеру, що не мають великого значення, слід виконувати в пообідній час. При плануванні справ на день слід пам'ятати, що найважливіші справи виконуються на початку робочого дня. У період найвищої працездатності доцільно проводити співбесіди зі співробітниками, наради і ділові зустрічі з клієнтами. Період спаду працездатності присвятіть консультаціям і телефонним дзвінкам.




19 июля 2018 года

Комментариев пока нет!
Ваше имя *
Ваш Email *

Сумма цифр справа: код подтверждения