Обучение бизнесу. Помощь предпринимателю
Главная » Формуємо себе

30 способів боротьби з браком часу



Якщо вам систематично не вистачає часу, спробуйте відповісти на ці питання, а головне - зверніть увагу на рекомендації, наступні за ними.

1. Чи є у вас в кожен момент найближча мета, до якої ви прагнете?
Складайте на кожен день список справ, які потребують неодмінного завершення, а крім того, список завдань, які бажано виконати. Підготуйте переліки справ на майбутні тиждень, місяць. Це допоможе краще розподіляти час.

2. Чи враховуєте ви пріоритети справ?
У списку завдань на день Впорядковуйте їх за важливістю. Робити це бажано напередодні.

3. Чи знаходиться у вас хоча б годину часу для творчої роботи?
Використовуйте для цього «час без телефону» (див. питання 16) та ранкові години.

4. Чи відчуваєте ви, котра година?
Спробуйте провести експеримент: спробуйте один робочий і один вихідний день на тиждень обійтися без годинника. Ви здивуєтеся, наскільки невірно вгадуєте час. Постарайтеся потім щодня визначати, який зараз година. Кожен день витрачайте одне і той же час на рутинну роботу. Побачите самі, як кожного дня стануть поліпшуватися ваші оцінки часу.

5. Чи даєте ви своїм колегам можливість проявити себе?
Більше довіряючи їм, ви підвищите їх задоволеність працею і вивільните свій час.

6. Делегуєте ви рутинну роботу?
Детально проаналізуйте свої щоденні заняття. Які з них міг би виконувати менш кваліфікований працівник?

7. Чи вдається вам делегувати дрібні разові завдання?
Існує багато справ, які зовсім не обов'язково виконувати самостійно. Уточніть, не підміняєте ви канцелярію, скажімо, відправляючи листи.

8.Делегіруете Чи ви не тільки завдання і права, але і пов'язану з ними відповідальність?
Тільки передавши відповідальність, ви можете бути спокійні за те, що робота буде виконана.

9. Чи допускаєте ви «зворотне делегування»?
Якщо ви вже передали завдання, права та відповідальність, намагайтеся не вступати в детальні обговорення зі співробітниками, які прагнуть в ході делегованої діяльності скористатися вашою допомогою.

10. Чи є у вас прямі джерела інформації?
Дані, що проходять багато етапів, як правило, неповні, неточні або застаріли. Проконтролюйте, по яких каналах надходить до вас інформація. Якщо велика кількість етапів неминуче, то краще запитувати письмовий звіт у першої особи (з першоджерела).

11. Чи вмієте ви говорити «ні»?
Потрібно бути готовим дати будь-кому з підлеглих завдання, передати відповідальність, але занадто багато передавати теж не можна, інакше багато часу піде на пояснення й узгодження дій. Завчасно сказане «ні» тій і іншій крайності в роботі заощадить час.

12. Витримуєте ви терміни виконання намічених справ?
Якщо в цьому ви дисципліновані, подібне вміння покращує ваш власний розпорядок дня. Точність - ще один засіб економії часу.

13. Чи готові ви до незвичайних ситуацій?
Розробіть заздалегідь «план бою» для критичних випадків, які можна передбачити. Втрачене через невірних рішень час зазвичай не вдається надолужити. Від хорошого керівника чекають, що він здатний управляти і в надзвичайних обставинах.

14. Чи робите ви замітки для внутрішнього користування коротко і лише в неминучих випадках?
Перевірте всі свої добірки, справи, списки, записи, призначені для внутрішнього користування. Чи потрібні вони взагалі? Чи не можна передати хоча б частину їх компетентним підлеглим? А ті, які повинні вести ви самі, чи не можна формулювати коротше, точніше?

15. Реагуєте ви на все спокійно і розважливо?
Раптові імпульсивні реакції, як правило, відбирають багато часу. Їх не можна ототожнювати з швидкістю реакції. Заходи, вжиті під впливом імпульсу, зазвичай доводиться скасовувати. Належний самоконтроль необхідний і для економії часу.

16. Чи дозволяєте ви телефонним дзвінкам переривати справи і тим самим порушувати ваш діловий ритм?
Встановіть, в яку годину робочого дня вам менше всього дзвонять. Назвіть цю годину «часом без телефону». Зафіксуйте питання, з яких секретар може відповідати самостійно.

17. Хто складає вам розпорядок дня?
Перевірте, якою мірою це монополія вашого секретаря. Добре, щоб він (а) займався цим не один (а).

18. Заходять чи колеги в ваш кабінет в будь-який час?
Постійно відкриті двері стимулюють співробітників до зустрічей і без особливої потреби. Встановіть час відвідувань, і побачите, наскільки швидше стануть вирішуватися поставлені завдання.

19. Чи приймаєте ви щодня тих, кого не викликали?
Тут потрібні чіткі розпорядження. Приймати відвідувачів без виклику необхідно лише з важливих питань і в порядку виключення. Але все винятку повинні лише підтверджувати один раз встановлене правило.

20. Чи багато часу займають у вас наради?
Чи справді вони ефективні? Не забувайте, що надмірне захоплення нарадами веде до значних втрат часу.

21. Чи вдається вам чітко віддавати розпорядження?
Висловлюйте свої думки максимально стисло, повідомляйте тільки точні відомості та вказівки.

22. Чи працюєте ви відразу за багатьма напрямками, починаєте Чи кілька справ відразу?
Пам'ятайте про важливе принципі: перш ніж приступати до нової справи, слід завершити попереднє.

23. Нагадує чи ваш робочий стіл «поле бою»?
Наведіть порядок, важливі і постійно потрібні таблиці та зведення повинні завжди бути під рукою. Перегляньте, що можна прибрати зі столу. Швидше знайти потребується документ допоможуть кольорові смужки, скріпки і т. д.

24. Чи часто ви відкладаєте важливі справи?
Якщо ви звикнете регулярно вести список пріоритетів (див. питання 2), відстрочки у вас стануть рідше. Особливо виділіть роботи, які потрібно виконати негайно.

25. Чи не кажете ви надмірно повільно?
Запитайте про це людей, з ким вас пов'язують близькі особисті стосунки. Повільна і монотонна мова присипляє, знижує увагу. Вам потрібно більше часу, щоб ввести співрозмовника в курс справи. Доведено, що в деяких випадках енергійна мова краща. Однак стежте і за тим, щоб вона не перетворилася на скоромовку.

26. Педантичні ви?
Скрупульозність викликає роздратування. Досягнення ідеального стану справ вимагає стільки зусиль і витрат часу, що вони навряд чи окупляться. Потрібна розумна міра, середина. Переборщити тут - все одно що не доробити роботу до кінця або виконати її погано.

27. Наскільки ви нетерплячі?
Поспіх і нервозність теж збільшують втрати часу. Якщо ви постійно відчуваєте нетерпіння, поставте перед собою мету навчитися розслаблятися. Аутотренінг, а іноді і просто бажання перестати поспішати приносять гарні результати.

28. Чи багато ви читаєте?
Засвоївши методику швидкого читання, ви підвищите свої можливості в отриманні інформації в кілька разів. Але паралельно постарайтеся відсікати менш важливі для вас джерела інформації і зосередитися на головному.

29. Чи відчуваєте ви себе фахівцем з усіх питань?
Не прагніть бути їм. Радьтеся з професіоналами, а свої зусилля зосередьте на управлінських завданнях: вашим співробітникам це буде приємно, та й у вас вивільниться більше часу.

30. Як ви ставитеся до роботи?
Лише позитивне ставлення до своєї справи допомагає встигати всюди. Хто працює захоплено, той працює швидше. Це одне з найбільш ефективних засобів вирішення проблеми браку часу.




22 января 2018 года

Комментариев пока нет!
Ваше имя *
Ваш Email *

Сумма цифр справа: код подтверждения