Обучение бизнесу. Помощь предпринимателю
Главная » Формуємо себе

10 уроків тайм-менеджменту, або Бувальщина про знайдений часу



Цілий день ви крутіться як білка в колесі, залишаєте офіс з останньої прибиральницею і все одно нічого не встигаєте? Тоді, можливо, вам допоможуть уроки тайм-менеджменту.

УРОК 1. Плануйте свій робочий день. Встановлено, що десятихвилинна підготовка до робочого дня дозволяє економити більше години робочого часу. У той же час майте на увазі, що план - це не закон, а всього лише бажаний шлях розвитку подій, від якого можливі відступи: клієнт іноді спізнюється, нарада - затягується, цифри у звіті - не складаються ... Щоб потім не кидатися між запланованим і авральним, враховуйте наступне правило: планувати потрібно не більше 60% свого часу, а 40% - це резервний фонд для несподіваних і невідкладних справ. Якщо ж такі справи не з'являться, візьміться за вирішення завдання на перспективу або займіться чим-небудь для власного розвитку.

УРОК 2. ГОЛОВНЕ УВАГА - ГОЛОВНИМ РЕЧЕЙ! Після того як список запланованих справ складений, необхідно розставити пріоритети. Для цього навчитеся ділити свої щоденні завдання на чотири категорії: важливі та термінові; важливі і нетермінові; неважливі і термінові; неважливі і нетермінові. Починати робочий день, зрозуміло, потрібно з виконання завдань важливих і термінових. До них, наприклад, можуть ставитися зустрічі з клієнтами, складання звіту, підготовка до конференції і т. п. в залежності від специфіки діяльності. Навіть якщо ви не зможете виконати весь свій план на день, усвідомлення того, що найважливіше зроблено, додасть вам відчуття успіху.

З справами Нетермінові і неважливими теж все просто - їх можна поки відкласти на потім: як показує практика, багато відкладені питання вирішуються самі собою, за рахунок функціонування системи. А ось між рішенням справ важливих, але не термінових і строкових, але не важливих нерідко виникає дисбаланс. Більшість з нас звикли орієнтуватися на терміновість, більше уваги приділяти «палаючим» питань. Через це інвестиційні завдання весь час переносяться - часто до того моменту, поки не переростуть у розділ важливих і термінових, і ось тоді ми хапаємося за їх виконання, але вже в авральному режимі. Тому краще все-таки обидва ці види справ (неважливі і термінові; важливі і нетермінові) по можливості чергувати.

УРОК 3. Формуються робочі БЛОКИ, в які ви будете включати схожі за характером завдання. Наприклад, у першій половині дня ви працюєте з клієнтами, після обіду - з документами і, нарешті, ввечері беретеся за блок «рутинних» справ, які не потребують надконцентрації: телефонні обдзвони, відповіді на листи респондентів і т. д. Адже всяке переключення уваги з однієї категорії справ на іншу вимагає витрат часу і зусиль для чергового «розбігу» і «занурення».

УРОК 4. Орієнтується на досягнення власних цілей.
Постановка життєвих цілей - ціла наука, про це написані томи. Але навіть якщо ви ще не встигли розписати майбутню життя на етапи і завдання, то напевно знаєте, чого хочете від даної компанії в найближчі кілька років. Так от, виконуючи ті чи інші справи (особливо затратні), ставте собі запитання: «Наскільки це наближає мене до мети?» Або «А навіщо взагалі це робити?». Такі самокритичні питання допомагають з'ясувати, що деякі справи в дійсності не потрібні або можуть бути виконані лише в «загальних рисах».

До речі, дуже часто просування до мети стримується і нашим невмінням говорити «ні». Мова йде в першу чергу про наступної ситуації: у начальства і ряду колег може виробитися звичка звертатися до вас з проханням виконати ті чи інші справи, тому що ви ніколи не відмовляєте. Звичайно, рахуватися з інтересами інших людей дуже важливо. І все ж потрібно вирішити, які ваші пріоритети, і мати мужність, щоб чемно і не виправдовуючись сказати «ні» всьому іншому. Зробити це можна, якщо всередині вас пломеніє велика «так». «Так» власним інтересам!

УРОК 5. Встановлюється Регламентом. Замість того щоб говорити собі (або своїм підлеглим): «Треба закінчити звіт якнайшвидше» або «Переговори не повинні затягуватися надовго» - більш чітко формулюйте завдання: «Звіт слід здати в п'ятницю» або «Зустріч повинна тривати не більше години».

УРОК 6. МАКСИМАЛЬНО перемикається ПІД ЧАС ВІДПОЧИНКУ. Дуже довге утримання уваги на одній справі втомлює, в результаті ККД падає. Тому через кожну годину влаштовуйте 5-7-хвилинну заплановану (!) Перепочинок. Але врахуйте, відпочивати - це не означає «плазувати» в Мережі по неробочим сайтам. Щоб відновити сили і енергію, необхідно максимально перемкнутися: вийти в коридор, на балкон, виконати кілька простих вправ, попити чайку-кави (але не за робочим столом). Загалом, як говорив Володимир Маяковський: «Товаришу, запам'ятай правило просте: працюєш - сидячи, відпочивай - стоячи!»

УРОК 7. НЕ розпорошувати по дріб'язках. Начальник поспішає поділитися свіжими ідеями, колега просить ради, один дзвонить поцікавитися планами на вечір ... Якщо скласти докупи всі ці хвилини і додати до них внутрішні відволікаючі моменти - подивитися в Інтернеті новини, перевірити пошту, розкласти пасьянс, - то виявиться, що разом вони віднімають якщо не половину, то як мінімум чверть робочого часу. Спробуйте таку просту річ, як хронометраж. Візьміть аркуш паперу і кожні півгодини записуйте, чим займалися з точністю до п'яти хвилин. В кінці дня підрахуйте, скільки часу у вас іде на продуктивну роботу, а скільки розійшлося по дрібницях. Управляти собою на основі цифр і фактів завжди легше, тому не полінуйтеся вести щоденник часу хоча б кілька днів. Можливо, відстеживши, скільки годин чи хвилин у вас відлітає даремно, ви тут же почнете вести боротьбу з пожирачами часу. Як? Дивіться правило № 8.

УРОК 8. Мінімізує ПЕРЕКЛЮЧЕННЯ ПІД ЧАС РОБОТИ. Як правило, почесне перше місце в списку поглиначів часу займають повідомлення про отримання електронних листів і сигнал ICQ. При тому, що важливих повідомлень зі всього об'єму - не більше 10%! Щоб то і справа не відволікатися, відключіть нагадування і перевіряйте пошту 2-3 рази на день, скажімо вранці, в обід і перед відходом.

Для боротьби з візитами колег в стилі «є хвилинка?» Скористайтеся методом «червоного прапорця». Поясніть співробітникам, що, коли на вашому столі стоїть червоний прапорець (листівка, рамочка), вас турбувати не можна. Це правило-гра відмінно спрацьовує, нікого при цьому не ображаючи. Якщо ж вас зупиняють поговорити, не приймайте пропозиції сісти: бесіда точно затягнеться. Або носіть із собою папку з документами - це буде сигналом того, що ви поспішаєте у справі.

УРОК 9. ВЕЛИКІ і витратний СПРАВИ ВИКОНУЙТЕ порції. Приступити до написання дисертації, прочитати важко написану професійну літературу, тобто змусити себе займатися справами, результат яких відстрочено в часі, буває досить складно. Подібні завдання називаються «слонами» - вони об'ємні, і їх неможливо «з'їсти» в один присід. Що робити? «Розрізати слона на біфштекси», тобто розділити на порції і включати в план дня по одній. Наприклад, якщо «слон» - важка професійна література, то «біфштекс» - прочитати всього дві сторінки в день. При такому підході ви досить скоро виявите, що ваш «слон» успішно «з'їдається» і від нього залишається все менше і менше. Якщо ж мова йде про написання дисертації, дипломної роботи чи просто статті, можна спробувати застосувати метод «швейцарського сиру»: виконуйте проект не в логічному порядку, а в довільному, «вигризаючи» з різних місць «шматочки» попроще і приємнішою. Тобто починайте писати з того місця, який найкраще сформувався в голові. Досягнення проміжних результатів буде мотивувати виконання залишилися завдань, і поступово ви «згризе» весь шматок до кінця.

УРОК 10. Приймати рішення і виконувати ЇХ. Прийняття рішення не повинне перетворюватися в затяжний процес. Необхідно сформулювати всі можливі варіанти, розписати їх плюси і мінуси і вибрати найбільш прийнятний з наявних. Можливо, він і не найкращий, але це краще, ніж нескінченно метатися в пошуках ідеалу. Загалом: якщо робити - то робити!

ПОГЛЯД ЗІ СТОРОНИ

Тетяна Титова, психолог, консультант компанії Fomin

Всім початківцям економити свій час хочу дати пораду: не сідайте в одночас на жорстку ТМ-дієту. Якщо ви хочете взяти на озброєння деякі прийоми, то робіть це поступово. І майте на увазі, що працювати без вихідних і свят, намагаючись ефективно використовувати кожну хвилину, - це пряма дорога до нервового зриву. Постійне прагнення економити час на так званій «нісенітницю» - походам по магазинах, посиденьках з друзями - позбавляє нас свіжих відчуттів і вражень.

Ганна Карташова, психолог, коуч, бізнес-консультант, керівник психологічного центру на Волхонці

Безумовно, методики тайм-менеджменту працюють і допомагають людині встигати більше. Однак основний секрет ефективного використання часу зовсім не в веденні хронометражу, плануванні і інших хитрих «штучки», а у внутрішній мотивації, в зацікавленості роботою. Якщо її немає, то ніякий тайм-менеджмент не допоможе.

ПОГЛЯД ЗСЕРЕДИНИ

Світлана, 34 роки, юрист

Існує думка, що тайм-менеджмент не підходить для Росії. Мовляв, російській характеру не властива жорстка самодисципліна, а задушевні розмови з колегами не вписати ні в який регламент. Однак я переконана, що самоорганізація потрібна будь-якому діловій людині в будь-якій країні. Інша справа, що не варто доводити її до абсурду. Коли я бачу, як деякі з моїх колег болісно шукають вікно в розкладі, щоб зустрітися з друзями, або записують в органайзер щось на кшталт «О 13.00 з'ясувати стосунки з дівчиною», мені хочеться сміятися і плакати одночасно. Адже тайм-менеджмент - це не про те, як розписати все життя по хвилинах, а про те, як виділити час на те, що для вас найголовніше.

Іван, 37 років, керівник рекламного агентства

Так чи інакше будь-який працюючий людина управляє своїм часом. Якщо він робить це з якоїсь системі, напевно, це здорово. Я ніякої системою не користуюся, вважаю, що і так вмію організовувати себе і свій час. Звичайно, є справи, які я не встигаю робити. Ну і що? Зрештою, стрес виникає у людей не через те, що вони дійсно чогось не встигають, а через те, що вони занадто близько приймають це до серця. Більше здорового «пофігізму», не вішати на себе всі справи і вміти розставляти пріоритети - ось три кити, на яких стоїть кар'єра успішного менеджера.

Сергій, 24 роки, страховий агент

Багато років тому один знайомий поділився зі мною секретом того, як він встигає робити все вчасно і нічого не забуває. Секрет дуже простий: береться аркуш паперу, і на ньому записуються всі справи, які необхідно зробити, в порядку надходження. По закінченні дня зроблені справи викреслюються, а незроблені або незакінчені переносяться в новий план. І так кожен день. Це, звичайно, не проектний менеджмент, але така форма планування дозволяє мені завжди тримати під рукою список необхідних справ, нічого не пропускаючи. Ефективно і без зайвої формалістики.




22 января 2018 года

Комментариев пока нет!
Ваше имя *
Ваш Email *

Сумма цифр справа: код подтверждения